Iklim Komunikasi Organisasi

A.    IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI

Iklim Komunikasi Organisasi merupakan salah satu hal yang memegang peranan penting di dalam kehidupan suatu organisasi. Kepuasan komunikasi organisasi juga merupakan salah satu hal yang harus menjadi perhatian utama pihak organisasi, karena kepuasan komunikasi organisasi mempengaruhi perilaku orang-orang yang berada di dalam organisasi tersebut. sehingga nantinya organisasi dapat mengambil tindakan yang paling tepat untuk mengembangkan organisasi.

Iklim komunikasi organisasi terdiri dari persepsi-persepsi atas unsur-unsur organisasi dan pengaruh unsur-unsur tersebut terhadap komunikasi. Suatu iklim komunikasi berkembang dalam konteks organisasi.

Redding (1972) mengatakan bahwa iklim komunikasi organisasi jauh lebih penting dari pada keterampilan atau teknik-teknik semata-mata dalam menciptakan suatu organisasi yang efektif.

Pace and Faules mengatakan iklim komunikasi organisasi terdiri dari persepsi-persepsi atas unsur-unsur organisasi dan pengaruh unsur-unsur tersebut terhadap komunikasi. (Pace dan Faules, 2002).

Dennis mendefinisikan iklim komunikasi organisasi sebagai kualitas pengalaman yang bersifat objektif mengenai lingkungan internal organisasi, yang mencakup persepsi anggota organisasi terhadap pesan dan hubungan pesan dengan kejadian yang terjadi di dalam organisasi. (Soemirat, Ardianto, Suminar,1999)

Hillreiger dan Slocum mengatakan Iklim Komunikasi Organisasi adalah suatu set atribut organisasi, yang menyebabkan bagaimana berjalannya subsistem organisasi terhadap anggota dan lingkungannya. (Soemirat, Ardianto, Suminar,1999).

Iklim komunikasi organisasi Terdiri dari persepsi-persepsi, suatu evaluasi makro mengenai peristiwa komunikasi, perilaku manusia, respons pegawai terhadap pegawai lainnya, harapan-harapan, konflik antar persona dan kesempatan bagi pertumbuhan dlm organisasi tersebut. 

Iklim komunikasi yang penuh rasa persaudaraan mendorong para anggota organisasi untuk berkomunikasi sercara terbuka, rileks, ramah dengan anggota yang lain. Sedangkan iklim komunikasi yang negatif menjadikan anggota tidak berani berkomunikasi secara terbuka dan penuh rasa persaudaraan. (Arni, 2004)

Iklim komunikasi Organisasi merupakan fungsi kegiatan yang :

ü  menunjukkan kepada anggota organisasi bahwa organisasi tersebut mempercayai mereka dan memberi kebebasan dalam mengambil resiko.

ü  mendorong mereka dan memberi mereka tanggung jawab dalam mengerjakan tugas-tugas mereka.

ü   menyediakan informasi yang terbuka dan cukup tentang organisasi.

ü   mendengarkan dengan penuh perhatian serta memperoleh info yang dapat dipercayai dan terus terang dari anggota organisasi.

Wayne Pace dan Brent Peterson Mengembangkan enam faktor besar yang mempengaruhi iklim komunikasi organisasi. Keenam faktor itu sbb:

a.       Kepercayaan : personel di semua tingkatan harus berusaha keras untuk mengembangkan dan mempertahankan hubungan yg didalamnya kepercayaan.

b.      Pembuatan keputusan bersama : para pegawai di semua tingkat harus diajak berkomunikasi dan berkonsultasi mengenai semua masalah dalam semua kebijakan organisasi.

c.       Kejujuran : suasana yang diliputi kejujuran dan keterusterangan harus mewarnai hub-hub dalam organisasi.

d.      Keterbukaan dalam komunikasi ke bawah: kemudahan memperoleh informasi yang berhubungan langsung dengan tugas mereka itu.

e.       Mendengarkan (listening dalam komunikasi) dalam komunikasi ke atas: personel harus mendengarkan saran-saran atau laporan-laporan secara berkesinambungan dan pikiran terbuka.

f.       Perhatian pada tujuan –tujuan berkinerja tinggi : personel di semua tingkatan dalam organisasi harus menunjukkan suatu komitmen terhadap tujuan berkinerja tinggi-produktivitas tinggi.

B.     IKLIM ORGANISASI

1.      Pengertian Iklim Organisasi

v  Stinger (Wirawan, 2007) mendefinisikan bahwa iklim organisasi sebagai koleksi dan pola lingkungan yang menentukan munculnya motivasi serta berfokus  pada persepsi-persepsi yang masuk akal atau dapat dinilai, sehingga mempunyai pengaruh langsung terhadap kinerja anggota organisasi.

v  Tagiuri dan Litwin mengatakan bahwa iklim organisasi merupakan kualitas lingkungan internal organisasi yang secara relatif terus berlangsung, dialami oleh anggota organisasi dan mempengaruhi perilaku mereka serta dapat dilukiskan dalam satu set karateristik atau sifat organisasi.

v  Luthans (Simamora, 2004) disebutkan bahwa iklim organisasi adalah lingkungan internal atau psikologi organisasi. Iklim organisasi mempengaruhi praktik dan kebijakan SDM yang diterima oleh anggota organisasi.

Perlu diketahui bahwa setiap organisasi akan memiliki iklim organisasi yang berbeda. Keanekaragaman pekerjaan yang dirancang di dalam organisasi, atau sifat individu yang ada akan menggambarkan perbedaan tersebut. Semua organisasi tentu memiliki strategi dalam memanajemen SDM. Iklim organisasi yang terbuka memacu karyawan untuk mengutarakan kepentingan dan ketidakpuasan tanpa adanya rasa takut akan tindakan balasan dan perhatian. Ketidakpuasan seperti itu dapat ditangani dengan cara yang positif dan bijaksana. Iklim keterbukaan, bagaimanapun juga hanya tercipta jika semua anggota memiliki tingkat keyakinan yang tinggi dan mempercayai keadilan tindakan.

Iklim organisasi penting untuk diciptakan karena merupakan persepsi seseorang tentang apa yang diberikan oleh organisasi dan dijadikan dasar bagi penentuan tingkah laku anggota selanjutnya. Iklim ditentukan oleh seberapa baik anggota diarahkan, dibangun dan dihargai oleh organisasi. Batasan pengertian iklim organisasi itu bisa dilihat dalam dimensi iklim organisasi.

Steve Kelneer menyebutkan enam dimensi iklim organisasi sebagai berikut :

ü  Flexibility conformity. Fleksibilitas dan comfomity merupakan kondisi organisasi yang untuk memberikan keleluasan bertindak bagi karyawan serta melakukan penyesuaian diri terhadap tugas-tugas yang diberikan. Hal ini berkaitan dengan aturan yang ditetapkan organisasi, kebijakan dan prosedur yang ada. Penerimaan terhadap ide-ide yang baru merupakan nilai pendukung di dalam mengembangkan iklim organisasi yang kondusif demi tercapainya tujuan organisasi.

ü  Resposibility Hal ini berkaitan dengan perasaan karyawan mengenai pelaksanaan tugas organisasi yang diemban dengan rasa tanggung jawab atas hasil yang dicapai, karena mereka terlibat di dalam proses yang sedang berjalan.

ü  Standards. Perasaan karyawan tentang kondisi organisasi dimana manajemen memberikan perhatian kepada pelaksanaan tugas dengan baik, tujuan yang telah ditentukan serta toleransi terhadap kesalahan atau hal-hal yang kurang sesuai atau kurang baik.

ü  Reward. Hal ini berkaitan dengan perasaan karyawan tentang penghargaan dan pengakuan atas pekerjaan yang baik.

ü  Clarity. Terkait dengan perasaan pegawai bahwa mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka berkaitan dengan pekerjaan, peranan dan tujuan organisasi.

ü  Tema Commitmen. Berkaitan dengan perasaan karyawan mengenai perasaan bangga mereka memiliki organisasi dan kesediaan untuk berusaha lebih saat dibutuhkan.

2.      Aspek-Aspek Iklim Organisasi

Stringer menyebutkan bahwa karakteristik atau dimensi iklim organisasi dapat mempengaruhi motivasi anggota organisasi untuk berperilaku tertentu. Ia juga mengatakan enam dimensi yang diperlukan, yaitu:

ü  Struktur. Struktur merefleksikan perasaan bahwa karyawan diorganisasi dengan baik dan mempunyai definisi yang jelas mengenai peran dan tanggung jawab mereka. Meliputi posisi karyawan dalam perusahaan.

ü  Standar-standar. Mengukur perasaan tekanan untuk memperbaiki kinerja dan derajat kebanggaan yang dimiliki karyawan dalam melakukan pekerjaannya dengan baik. Meliputi kondisi kerja yang dialami karyawan dalam perusahaan.

ü  Tanggung jawab. Merefleksikan perasaan karyawan bahwa mereka menjadi “pimpinan diri sendiri” dan tidak pernah meminta pendapat mengenai keputusannya dari orang lain. Meliputi kemandirian dalam menyelesaikan pekerjaan.

ü  Pengakuan. Perasaan karyawan diberi imbalan yang layak setelah menyelesaikan pekerjaannya dengan baik. Meliputi imbalan atau upah yang terima karyawan setelah menyelesaikan pekerjaan.

ü  Dukungan. Merefleksikan perasaan karyawan mengenai kepercayaan dan saling mendukung yang berlaku dikelompok kerja. Meliputi hubungan dengan rekan kerja yang lain.

ü  Komitmen. Merefleksikan perasaan kebanggaan dan komitmen sebagai anggota organisasi. Meliputi pemahaman karyawan mengenai tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan.

Menurut model Pines, iklim kerja sebuah organisasi dapat diukur melalui empat dimensi sebagai berikut :

1. Dimensi Psikologikal, yaitu meliputi variabel seperti beban kerja, kurang otonomi, kurang pemenuhan sendiri (self-fulfilment clershif), dan kurang inovasi.
2. Dimensi Struktural, yaitu meliputi variabel seperti fisik, bunyi dan tingkat keserasian antara keperluan kerja dan struktur fisik.
3. Dimensi Sosial, yaitu meliputi aspek interaksi dengan klien (dari segi kuantitas dan ciri-ciri permasalahannya), rekan sejawat (tingkat dukungan dan kerja sama), dan penyelia-penyelia (dukungan dan imbalan).
4. Dimensi Birokratik, yaitu meliputi Undang-undang dan peraturan-peraturan konflik peranan dan kekaburan peranan.

3.      Sifat Iklim Organisasi

Menurut Al-Shammri (1998), Slocum mengemukakan 4 sifat iklim organisasi, antara lain :

a.       iklim baik secara organisasi Individu maupun grup, secara keseluruhan bersifat psikologis dan persepsi, individu yaitu persepsi yang diperoleh oleh seluruh anggota dari satuan unit sosial.

b.      Semua iklim adalah abstrak, Orang-orang biasanya memanfaatkan informasi tentang barang lain dan berbagai kegiatan yang terjadi dalam organisasi tersebut untuk membentuk suatu rangkuman persepsi mengenai iklim. Setelah itu digabungkan hasil dari pengamatan mereka dan pengalaman pribadi orang-orang lain untuk dibuat peta kognitif dari orang tersebut.

c.        Iklim bersifat abstrak dan perceptual, Maka mereka memiliki prinsip-prinsip yang sama dengan persepsi seperti konsep psikologis yang lainnya. Ketika prinsip ini digunakan dalam pengamatan lingkungan kerja maka sebuah deskripsi yang bersifat multidimensi akan dihasilkan.

d.      Iklim itu sendiri Disadari lebih deskriptif daripada evaluatif, jadi peneliti lebih banyak menanyakan apa yang mereka lihat dalam lingkungan kerja mereka pada seseorang dibandingkan menanyakan kepada mereka untuk menyatakan apakah itu baik atau buruk.

4.      Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Iklim Organisasi

Menurut Higgins (1994:477-478) ada empat prinsip faktor-faktor yang mempengaruhi iklim, yaitu

Ø  Manajer/pimpinan

Pada dasarnya setiap tindakan yang diambil oleh pimpinan atau manajer mempengaruhi iklim dalam beberapa hal, seperti aturan-aturan, kebijakan-kebijakan, dan prosedur-prosedur organisasi terutama masalah-masalah yang berhubungan dengan masalah personalia, distribusi imbalan, gaya komunikasi, cara-cara yang digunakan untuk memotivasi, teknik-teknik dan tindakan pendisiplinan, interaksi antara manajemen dan kelompok, interaksi antar kelompok, perhatian pada permasalahan yang dimiliki karyawan dari waktu ke waktu, serta kebutuhan akan kepuasan dan kesejahteraan karyawan.

Ø  Tingkah laku karyawan

Tingkah laku karyawan mempengaruhi iklim melalui kepribadian mereka, terutama kebutuhan mereka dan tindakan-tindakan yang mereka lakukan untuk memuaskan kebutuhan tersebut. Komunikasi karyawan memainkan bagian penting dalam membentuk iklim. Cara seseorang berkomunikasi menentukan tingkat sukses atau gagalnya hubungan antar manusia. Berdasarkan gaya normal seseorang dalam hidup atau mengatur sesuatu, dapat menambahnya menjadi iklim yang positif atau dapat juga menguranginya menjadi negatif.

Ø  Tingkah laku kelompok kerja

Terdapat kebutuhan tertentu pada kebanyakan orang dalam hal hubungan persahabatan, suatu kebutuhan yang seringkali dipuaskan oleh kelompok dalam organisasi. Kelompok-kelompok berkembang dalam organisasi dengan dua cara, yaitu secara formal, utamanya pada kelompok kerja; dan informal, sebagai kelompok persahabatan atau kesamaan minat.

Ø  Faktor eksternal organisasi

Sejumlah faktor eksternal organisasi mempengaruhi iklim pada organisasi tersebut. Keadaan ekonomi adalah faktor utama yang mempengaruhi iklim. Contohnya dalam perekonomian dengan inflasi yang tinggi, organisasi berada dalam tekanan untuk memberikan peningkatan keuntungan sekurang-kurangnya sama dengan tingkat inflasi. Seandainya pemerintah telah menetapkan aturan tentang pemberian upah dan harga yang dapat membatasi peningkatan keuntungan, karyawan mungkin menjadi tidak senang dan bisa keluar untuk mendapatkan pekerjaan pada perusahaan lain. Di lain pihak, ledakan ekonomi dapat mendorong penjualan dan memungkinkan setiap orang mendapatkan pekerjaan dan peningkatan keuntungan yang besar, sehingga hasilnya iklim menjadi lebih positif.

5.      Pendekatan Iklim Organisasi

James dan Jones dalam Toulson dan Smith (1994) membagi iklim organisasi dalam tiga pendekatan, yaitu:

a.       Multiple measurement – organizational approach.

Pendekatan ini memandang bahwa iklim organisasi adalah serangkaian karakteristik deskriptif dari organisasi yang mempunyai tiga sifat, yaitu: relatif tetap selama periode tertentu, berbeda antara organisasi satu dengan organisasi lainnya, serta mempengaruhi perilaku orang yang berada dalam organisasi tersebut. Faktor-faktor utama yang mempengaruhi adalah ukuran, struktur, kompleksitas sistem, gaya kepemimpinan, dan arah tujuan organisasi.

b.      Perseptual measurement – organizational attribute approach.

Pendekatan ini juga memandang iklim organisasi sebagai atribut organisasi, tetapi pendekatan ini lebih menekankan penggunaan pengukuran persepsi daripada pengukuran secara obyektif seperti ukuran dan struktur organisasi.

c.       Perseptual measurement – individual approach.

Pendekatan ini memandang iklim sebagai serangkaian ringkasan atau persepsi global yang mencerminkan sebuah interaksi antara kejadian yang nyata dalam organisasi dan persepsi terhadap kejadian tersebut. Pendekatan ini menekankan pada atribut organisasi yang nyata ke sebuah ringkasan dari persepsi individu. Dengan pendekatan ini, variabel intervensi yang disebabkan oleh kejadian-kejadian baik yang dialami oleh individu maupun organisasi dapat mempengaruhi perilaku individu-individu tersebut. Oleh karena itu, iklim organisasi dapat berlaku sebagai variabel bebas maupun terikat.

C.    IKLIM KOMUNIKASI

Iklim komunikasi penting karena mengaitkan konteks organisasi dengan konsep-konsep, perasaan-perasaan dan harapan-harapan anggota organisasi dan membantu menjelaskan perilaku anggota organisasi.

Iklim komunikasi memberi pedoman bagi keputusan dan perilaku individu. Keputusan-keputusan yang diambil oleh anggota organisasi. Untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara efektif, mengikatkan diri mereka dengan organisasi. Iklim komunikasi dapat menjadi salah satu pengaruh yang paling penting dalam produktivitas organisasi, karena iklim mempengaruhi usaha anggota organisasi.

Iklim komunikasi mempengaruhi cara hidup kita: kepada siapa kita bicara,siapa yang kita sukai, bagaimana perkembangan kita, apa yang ingin kita capai.

Jaringan Komunikasi

d.      Opinion leader (pemimpin pendapat atau pemuka pendapat) Adalah pimpinan informal dalam organisasi mereka merupakan orang-orang yang mengikuti persoalan dan dipercaya orang-orang lainnya untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi. Mereka melakukan fungsi kunci komunikasi dengan mempengaruhi pembentukan pendapat dan perubahan sikap.

e.       Gate keepers (penjaga gawang) adalah individu yang mengontrol arus informasi diantara anggota organisasi. Mereka berada diantara anggota organisasi. Gate keepers dapat menolong anggota penting dari organisasi seperti pimpinan, menghindarkan informasi yang terlampau banyak dengan jalan hanya memberikan informasi yang terlampau banyak dengan jalan memberikan informasi yang penting-penting saja bagi mereka

f.       Cosmopolites (kosmopolit) adalah individu yang menghubungkan organisasi dengan lingkungannya. Mereka ini mengumpulkan informasi dari sumber-sumber yang ada dlm lingkungan dan memberikan informasi mengenai organisasi.

g.      Bridge adalah anggota kelompok atau klik dalam suatu organisasi yang menghubungkan kelompok itu dengan anggota kelompok lainnya. Individu saling memberi informasi diantara kelompok dan mengkoordinasi kelompok.

h.      Liaison (penghubung) adalah sama peranannya dengan bridge (jembatan) tetapi individu itu sendiri bukanlah anggota dari satu kelompok dengan kelompok lainnya.

i.        Isolate (penyendiri ) adalah anggota organisasi yang mempunyai kontak minimal dengan orang lain dalam organisasi. Orang-orang ini menyembunyikan diri atau diasingkan oleh teman-temannya.

 POLA DAN PROSES KOMUNIKASI

Organisasi jelas memerlukan informasi.

• Fase ekstensif: terjadi perkembangan cepat informasi secara kuantitatif.
• Fase intensif: perkembangan cepat secara kualitatif.

Proses komunikasi:

• Pengirim
• Sarana Pengiriman Berita
• Penerima Berita.

Dengan Komunikasi diharapkan agar orang lain melakukan kegiatan seperti apa yang dikehendaki. Dengan Komunikasi diharapkan pula segala ketidak pastian menjadi pasti.

Macam-macam tujuan komunikasi:

1. Komunikasi untuk kegiatan yang tak diprogram.
2. Komunikasi memulai dan menciptakan program; usaha menyesuaikan dan mengkoordinasikan program.
3. Komunikasi yg memberikan data penerapan strategi.
4. Komunikasi untuk menimbulkan program dan komunikasi untuk memotivasi orang melaksanakan program.
5. Komunikasi yg memberikan info ttg hasil kegiatan dan informasi umpan balik utk pengawasan.

SALURAN KOMUNIKASI FORMAL

A.    Aliran Vertikal

Aliran komunikasi vertikal mencakup seluruh transaksi yg meliputi aliran informasi ke bawah maupun ke atas yg terjadi antara Atasan dan bawahan dalam organisasi.

1. Untuk memberikan pengarahan atau instruksi kerja (spesifik).
2. Untuk memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan.
3. Untuk memberikan informasi tentang prosedur dan praktek-praktek organisasional.
4. Untuk menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan-tujuan yang ingin dicapai.

Bentuk:

• rantai perintah
• plakat dan papan pengumuman
• majalah perusahaan
• surat pada karyawan
• buku petunjuk karyawan
• kotak informasi
• sistem pengeras suara
• secarik kertas tanda terima gaji
• laporan tahunan
• pertemuan kelompok
• serikat pekerja

Gerakan informasi ke atas (upward). Tingkatan-tingkatan hirarki organisasional paling sering berbentuk umpan balik pelaksanaan kerja dan dihubungkan dengan fungsi pengawasan.

Bentuk:

• kontak tatap muka
• pertemuan kelompok
• prosedur pengaduan
• surat usulan
• pemberian saran
• wawancara
• kebijaksanaan pintu terbuka
• serikat sekerja

B.     Aliran horizontal

Mencakup seluruh penyampaian informasi yang mengalir secara lateral dalam suatu organisasi. Transmisi ini dapat dikelompokkan:

Ø  diantara para karyawan dalam kelompok kerja yang sama.

Ø  diantara kelompok-kelompok yang mempunyai kedudukan (status) sederajat atau antar departemen.

C.     Aliran diagonal:

Mencakup seluruh transmisi info yang memotong silang rantai perintah organisasi.

HAMBATAN- HAMBATAN KOMUNIKASI

Komunikasi tidak efektif disebabkan berbagai hambatan manusiawi dan teknis:
1. Faktor-faktor hambatan dalam diri pribadi.

• persepsi selektif, akan menolak atau salah mengartikan informasi yang tidak sesuai dengan anggapan-anggapan atau harapan-harapan yang secara emosional dibentuk sebelumnya.
• perbedaan individu dalam ketrampilan Komunikasi.

2. Hambatan antar pribadi

• kepercayaan:karakter pokok komunikasi adalah kepercayaan.
• kredibilitas; kejujuran, keahlian, kemampuan, dinamisme, antuasiame
• kesamaan pengirim-penerima

3. Hambatan organisasional

• Status: Pada umumnya orang-orang lebih senang mengarahkan komunikasinya mereka ke individu-individu yang statusnya lebih tinggi.
• Orang-orang dengan status tinggi pada umumnya lebih banyak berkomunikasi Satu dengan yang lain yang berstatus lebih rendah.
• Orang denga status lebih tinggi pada umumnya lebih mendominasi pembicaraan dibanding orang-orang yang berstatus lebih rendah